Você já ouviu falar em orçamento operacional? Sabe o que é? É um documento muito importante para administradores, diretores e / ou gerentes. Com ele eles podem saber qual é a rentabilidade e a viabilidade de um negócio.
Mas, o orçamento operacional é muito mais. Portanto, hoje vamos focar neste termo para que você saiba tudo sobre ele.
Qual é o orçamento operacional
Podemos definir o orçamento operacional como um documento onde devem constar, de forma ordinária, as receitas, bem como as despesas, de uma empresa. Ou seja, nela será feita uma relação das receitas que se tem com a venda de produtos e serviços enquanto, por outro lado, as despesas serão registradas nos custos de produção.
Dessa forma, a empresa pode planejar como será suas operações em um determinado período de tempo, pois esse orçamento não é perpétuo, mas normalmente é realizado trimestral ou anualmente.
Um dos orçamentos operacionais mais conhecidos é aquele que mostra quais são as despesas com mão de obra e material em relação às vendas que podem ser feitas naquele período.
Agora, com certeza você chegou a uma conclusão que o faz duvidar da eficácia do orçamento operacional. E é que, embora as despesas que vamos ter no futuro, assim como as receitas, realmente não sabemos se esse futuro se comportará dessa forma; em outras palavras, estamos fazendo uma estimativa de quais receitas e despesas são consideradas em um determinado momento. Mas com certeza você não sabe se os valores que você deu serão exatos ou irão variar para cima ou para baixo.
Vantagens e desvantagens de fazer isso
Pelo exposto, muitos podem considerar que o orçamento é realmente baseado em uma subjetividade, que pode não ser condizente com a realidade, nem antecipar possíveis mudanças (principalmente se for um orçamento operacional anual). Mas a verdade é que possui algumas vantagens que levam muitas empresas a realizá-las. Estes são:
- Tenha mais controle sobre receitas e despesas. Ao "precificar" ambos os elementos, leva-se em consideração que não deve ultrapassar o limite que foi definido no orçamento e, se o fizer, será sempre levado em consideração para itens futuros. Com isso, você pode cortar um pouco mais o custo e aumentar a receita contando com outros departamentos.
- Permite estudar a evolução de produtos ou despesas. Graças às previsões que se fazem, estudar a seguir o que aconteceu com os orçamentos anteriores permite-nos antecipar problemas ou conseguir um melhor equilíbrio dos dados.
- Metas de curto prazo podem ser definidas, principalmente no caso de vendas e ajuste de despesas, de forma que pudesse ser reformulado em curtos períodos de tempo para se adequar às tendências ou à demanda do consumidor. Claro, você tem que ser realista, pois, do contrário, você estaria mais em desvantagem do que em vantagem.
Apesar de tudo, o fato de que essa subjetividade existe ainda está presente. Se acrescentarmos também o fato de que algum dos fatores não é controlado, pode fazer com que a situação da empresa no mercado mude completamente, para melhor ou para pior.
Como fazer um orçamento operacional
Na preparação de um orçamento operacional, devem ser considerados alguns recursos que ajudarão a empresa a torná-lo o mais "realista" possível, na medida do possível.
Portanto, deve tem informações baseadas em:
- As tendências anteriores de vendas. Ou seja, como foram as vendas em períodos anteriores, não apenas imediatamente internas, mas em períodos anteriores iguais ao orçamento que você deseja preparar.
- Tendências anteriores de gastos. Saber também como funcionava a empresa no mesmo período mas no passado, e saber se houve grandes variações em relação ao orçamento anterior (se foi elaborado).
- Mudanças ocorridas. Nas leis, nos regulamentos ... que podem ter impacto, quer nas despesas, quer nas receitas dessa empresa.
- A tendência da economia, passada, presente e futura. Muitas vezes, se você for perspicaz, poderá antecipar certas pistas que lhe dirão para onde direcionar a empresa.
- A tendência da sociedade. Não se esqueça de que o objetivo final é o cliente, principalmente em termos de receita. E se for possível chegar a milhões deles, a receita e as vendas estarão garantidas. Portanto, é necessário tentar saber quais são as necessidades dos produtos de moda para poder explorá-los, direta ou indiretamente.
Depois de ter todos esses dados, você pode começar desenvolver um orçamento de receitas. Este é o primeiro passo porque, a partir da previsão de receitas e vendas que serão realizadas, podem ser determinados os gastos que haverá para atender aquela demanda de produtos.
Depois do orçamento de receitas, vem o orçamento de despesas. Pode incluir custos fixos, como aluguel do prédio, pagamento de trabalhadores, despesas de escritório, etc.
Uma vez montados os dois orçamentos, pode-se oferecer um resultado operacional, que consistirá em saber quanto dinheiro a empresa vai ganhar. Ou quanto perderá se fizer essa aposta, embora nestes casos o orçamento de receitas e despesas seja refeito para que o valor final seja positivo.
Resumindo, podemos dizer que a fórmula que o orçamento operacional nos oferece seria baseado no seguinte:
Resultado operacional = Vendas - custos fixos - custos variáveis - custos contábeis
Estes últimos seriam os provenientes de imparidades ou amortizações contábeis.
Como você pode ver, o orçamento operacional é uma ferramenta muito útil para as empresas. Isso valoriza tanto as receitas quanto as despesas que ocorrerão em um determinado período de tempo. E, dessa forma, você pode monitorar a viabilidade do negócio. Embora, é claro, você não possa perder de vista outros indicadores que o ajudarão a conhecer o bom andamento, ou não, do negócio.